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Grupo de conservación, restauración y reprografía

Grupo de Conservación, Restauración y Reprografía

Por: Myriam Loaiza Ríos:

La conservación de los documentos de archivo es uno de los temas más complejos en el marco de la gestión documental.

En el Archivo de Bogotá esa tarea la realiza el Grupo de Conservación, Restauración y Reprografía, a cargo de la Subdirección Técnica. Es un grupo interdisciplinario que vela por la conservación de la documentación generada por las entidades del Distrito y que hayan sido declarados como de especial valor histórico.

Ese grupo, además, traza los lineamientos aplicados a los procesos de producción, almacenamiento, transferencias, consulta, etc. en materia de conservación preventiva para los archivos de gestión y central del Distrito.

GRUPO DE PROFESIONALES

El Grupo de Conservación, Restauración y Reprografía está conformado por profesionales de diferentes ramas, quienes trabajan de forma interdisciplinaria en el marco de objetivo generales, encaminado a entender las problemáticas en materia de conservación y dar soluciones, optimizando recursos humanos y físicos.

A él pertenecen restauradores de bienes muebles con experiencia en conservación de archivos, que son los pilares a nivel técnico y conceptual sobre diversos temas en torno a conservación preventiva, conservación y restauración de documentos de archivo.

El estudio permanente que ese Grupo hace sobre técnicas y soportes documentales, incidencia de factores de deterioro, mecanismos e indicadores y la práctica en torno a las diferentes soluciones dadas, otorga una base teórica que permite emprender tareas alrededor de problemáticas específicas.

De igual manera, el Grupo trabaja interdisciplinariamente para ofrecer lineamientos que permiten asesorar a las entidades en las siguientes materias:

1. Adecuación de espacios para archivo;
2. Especificaciones técnicas de mobiliario y estantería apta para cada tipo de archivo;
3. Condiciones ambientales;
4. Tipo, diseño y materiales de unidades de almacenamiento aplicadas a cada necesidad;
5. Disposición física de la documentación en depósito y oficinas;
6. Implementación de programas de limpieza en mobiliario, unidades de almacenamiento y documentación;
7. Programas de saneamiento ambiental preventivo, mantenimiento locativo;
8. Prevención y atención de desastres y salud ocupacional.
A nivel de archivo histórico, el Grupo de Conservación, Restauración y Reprografía trabaja con la filosofía apoyar las labores de catalogación y descripción, para poner al servicio la documentación que custodia la Dirección Archivo de Bogotá, optimizando recursos físicos y humanos.

Adicionalmente, el Grupo crea estrategias e implementa programas de conservación preventiva con el fin de minimizar el riesgo de deterioro y lograr la permanencia de la documentación para la historia.

El trabajo del Grupo se vincula de forma concatenada con los profesionales en microbiología, que han adquirido información a través de la práctica rigurosa y aplicación de protocolos establecidos, en materia de recolección, aislamiento, identificación y control de microorganismos que habitan y afectan los espacios y documentación de archivo.

Gracias a su formación y a la acumulación de información de manera sistemática, se han convertido en un grupo científico que propone metodologías en torno a la formulación y aplicación del programa de saneamiento ambiental preventivo y saneamiento de documentación con deterioro biológico en el Archivo de Bogotá y las entidades del Distrito, ligado directamente con programas de salud ocupacional y seguridad industrial.

Estas labores se asocian directamente con la que ejerce el profesional en química, que, a través de la investigación en torno a medición y control de condiciones ambientales (humedad relativa, temperatura, iluminancia, contaminantes atmosféricos), hace recomendaciones en torno a ambientes aptos para la conservación de la documentación de archivos y la salud de los trabajadores.

En el Grupo también realizan estudios sobre materiales y técnicas de producción de documentación histórica, y materiales utilizados en unidades de almacenamiento y sistemas de agrupación de documentos de archivo, bajo protocolos establecidos en otros ámbitos o en el mismo laboratorio, proporcionando información clave para llevar a cabo cualquier tipo de intervención a nivel de conservación preventiva, conservación y restauración de documentos.

DISEÑADORES GRAFICOS E INDUSTRIALES

Otro grupo de profesionales, que hacen parte de este equipo, son los diseñadores gráficos e industriales. Su ingenio y conocimiento de materiales ha permitido proponer, proyectar y elaborar unidades de almacenamiento, sistemas de agrupación y mobiliario acorde con el nivel de archivo (de gestión, central o histórico), con el tipo de documentación (textual, gráfico, cartográfico, fotográfico, óptico, magnético, etc.), con los recursos y, sobre todo, con las necesidades propias de cada situación.

Igualmente, estos profesionales apoyan las labores de los restauradores y el químico, al realizar estudios de desempeño de unidades de almacenamiento y sistemas de agrupación.

El ingeniero en sistemas y los expertos en digitalización y microfilmación de documentos de archivo, han establecido metodologías de reprografia acordes con las políticas de descripción y catalogación de la documentación que custodia la Dirección Archivo de Bogotá, y con protocolos internacionales, que otorgan al documento microfilmado valor probatorio. Su amplia experiencia, les permite asesorar a las entidades del Distrito en cuanto a criterios de reprografia de la documentación de archivo.

A nivel técnico, el equipo cuenta con un grupo de encuadernadores expertos, que han aplicado técnicas de encuadernación manual a gran escala, solucionando problemáticas relacionadas con la consulta de publicaciones generadas por el Distrito, que se encontraban en mal estado. A la vez, ofrecen soluciones de agrupación y encuadernación de material de archivo, las cuales se encuentran en estudio para ser aplicadas según su pertinencia.

Este equipo interdisciplinario, trabaja para proyectar y desarrollar políticas enmarcadas por el Sistema Integrado de Conservación- SIC. Su formulación e implementación, permite dirigir acciones y proyectar resultados encaminados a mejorar hábitos y propender por la conservación del material de archivo, desde su producción hasta su disposición final.

SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN

Etimológicamente hablando, el Sistema Integrado de Conservación –SIC, es definido como: “…estrategias de carácter integral enfocadas a garantizar la integridad física y funcional de los documentos durante las diferentes  fases del ciclo vital.... ”

Pero, además de constituirse el SIC como un conjunto de estrategias, debe considerarse como un instrumento orientado a brindar a las Entidades de Distrito modelos de producción, disposición física, condiciones de almacenamiento y manipulación de documentos, respetando al máximo las particularidades, de manera que se minimicen riesgos de pérdida y se reorienten recursos en torno a las buenas prácticas de conservación en el marco de la gestión documental.

Este instrumento, concebido como una estructura básica, contempla elementos que permiten adaptarse a las necesidades de cada entidad, a sus objetivos, su estructura y a los servicios que presta al ciudadano.

Con este instrumento, se busca, ante todo, orientar la implementación de lineamientos de conservación interrelacionados, aplicados a cada nivel de archivo,  donde cada uno de los funcionarios se involucre en la forma como se realiza, se tramita, se dispone físicamente, se transfiere cada documento, llevando a cabo una buena gestión de documentos y propiciando un ambiente apto para la salud del trabajador y para la preservación de la documentación.

En este marco, se ha definido una serie de subsistemas, que, como se entiende, son actividades correlacionadas, las cuales deben poseer elementos de análisis, autoevaluación y evaluación externa, que permitan hacer seguimientos, valorar resultados y revaluar criterios en pro de alimentar y actualizar el sistema marco.

Estos subsistemas, están relacionados con los aspectos mencionados anteriormente y, están enfocados a atacar los frentes que la disciplina de la restauración ha nombrado como factores de deterioro:

1. Subsistema de adecuación de espacios para archivos

Analiza los materiales, diseño estructural y elementos arquitectónicos de las edificaciones que albergan archivos. Su fin es proporcionar información a las entidades del Distrito sobre cómo debe adecuarse o construirse un espacio para la disposición física de la documentación, teniendo en cuenta: volumen y producción documental, características físicas de la documentación, frecuencia de consulta y tiempos de retención.

2. Subsistema de monitoreo y control de condiciones ambientales

Hace seguimiento a las condiciones de humedad relativa, temperatura, iluminancia y mide la contaminación microbiológica, por polución y material particulado, de manera que se den recomendaciones específicas sobre los elementos o materiales a utilizar para propiciar un ambiente adecuado para cada tipo de archivo.

3. Subsistema de disposición física de la documentación

Estudia y da recomendaciones sobre la forma como se dispone la documentación en oficinas y depósitos. Se trata de asesorar a las entidades del Distrito en especificaciones técnicas de mobiliario, unidades de almacenamiento y sistemas de agrupación, de acuerdo al tipo de archivo. De igual forma, analiza diseños particulares según la documentación que, por su formato o técnica, resulta atípico.

4. Subsistema de preparación física para procesos de digitalización o microfilmación

Tiene como objetivo permitir que la documentación destinada a ser reprografiada en cualquier medio, y que ha pasado por evaluación de condiciones archivistitas y de valoración, tenga el tratamiento necesario para lograr una buena imagen digital o análoga.

5. Subsistema de reprografia y automatización

Estudia las condiciones de los materiales de archivo para ser reprografiados, así como las técnicas y productos finales. De igual forma se ocupa del documento electrónico como medio actual para la acumulación de información.

Todos estos subsistemas, concebidos como un todo, permiten que las instituciones comprometidas con la gestión documental hablen un mismo leguaje en materia de conservación de archivo, propiciando una cadena de comunicación con el fin de retroalimentarse y solucionar problemas en conjunto. Y, lo más importante, permite anticipar los problemas acarreados por efectos físicos, químicos o biológicos de deterioros, que se traducen en invención de recursos físicos y humanos especializados.  

Bibliografía

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INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS. Materiales para documentos de archivo con soporte papel. Características de calidad. Bogotá: ICONTEC, 2008. 30 p. NTC 5397

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DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PÚBLICA. Manual de Implementación Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano. MECI 1000-2005. Marzo de 2006

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Última actualización: Abr 2013