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Intervención

Del mapa de procesos a las directrices de intervención.

Por: Andrés Felipe Robayo Franco

La Dirección Archivo de Bogotá, encargada de salvaguardar el patrimonio documental de los bogotanos, ha puesto en manos de la Subdirección Técnica la responsabilidad de los procesos técnicos encaminados a conservar los documentos allí albergados.

Con este propósito, en el marco del Sistema de Gestión de Calidad, se procedió a la definición de los procedimientos Preparar para reproducir y Conservar y restaurar fondos y publicaciones del Archivo de Bogotá incluidos en el Mapa de Procesos de la Dirección Archivo de Bogotá, bajo el macro proceso Acopio, procesamiento y servicio de la documentación patrimonial de interés para la ciudad.
 
Por una parte, estos procedimientos se establecen bajo el propósito del Archivo de poner sus fondos documentales al servicio en formato digital y microfilmar con propósitos de conservación los fondos textuales. Y, finalmente, salvaguardar, en su soporte original, los documentos considerados como de conservación permanente por su valor documental. Todo esto hace evidente la importancia que tiene el Comité Técnico Evaluador, encargado de la valoración de los documentos custodiados por el Archivo y de señalar el curso que éstos tendrán en su paso por los procesos de catalogación, almacenamiento, conservación, reprografía y finalmente el servicio en sala.

El objetivo del procedimiento Preparar para reproducir, corresponde a “la intervención física de los documentos para ser reproducidos en otros soportes” , con lo cual su propósito está exclusivamente encaminado a facilitar y agilizar el proceso de reproducción, bien sea microfilmación o digitalización.

El objetivo del procedimiento Conservar y restaurar fondos y publicaciones del Archivo de Bogotá corresponde a “llevar a cabo procedimientos de intervención dirigidos a controlar y detener los factores y mecanismos de deterioro que afectan a la documentación de los fondos y publicaciones”.  Esto comprende la realización de una serie de actividades que involucran el estudio de los documentos en su materia, así como los factores que pueden haber contribuido a su actual estado de conservación; y, por último, de aquellos aspectos que buscan la estabilización o corrección de los problemas presentes con el fin de garantizar su preservación.

ANTECEDENTES

El Grupo de Conservación, Restauración y Reprografía  de la Dirección Archivo de Bogotá, comenzó sus actividades en octubre de 2003, con la intervención del fondo perteneciente a la Empresa Distrital de Transporte Urbano -EDTU. Esta se inició con la selección de los planos bajo el criterio de conservar un “original” y una “copia”.  Así mismo se definieron tres niveles de intervención: Primeros Auxilios, Conservación y Restauración. El primero respondía a una intervención que buscaba detener los deterioros que estaban causando daño evidente en el momento. El segundo correspondía al procedimiento rutinario de intervención, en el que se incluía limpieza en seco, eliminación de cintas, recuperación de plano, unión de rasgaduras y la realización de injertos para refuerzo estructural. El último comprendía la recuperación de los planos, incluyendo las actividades anteriormente mencionadas, pero con la realización de injertos con coloración al tono del papel y realización de reintegración cromática si fuese necesario.

Con la llegada de otros fondos al Archivo de Bogotá, entre los cuales se hallan la Empresa Distrital de Servicios Públicos -EDIS-, a finales de 2003, y la Secretaría de Obras Públicas -SOP- Licencias de Construcción y Cartas de Aviso, a finales de 2004, se cambió el criterio de seleccionar un original y una copia, por el de seleccionar sólo un plano, debido a que, desde el punto de vista archivístico y de los costos que genera, no se justifica conservar copias documentales en un Archivo Histórico.

Los niveles de intervención no tuvieron cambios tangibles hasta prácticamente el segundo semestre de 2006, lo que permitió observar, en el transcurso de cerca de dos años, que el tiempo requerido para la intervención de los planos en estos niveles era insuficiente para el cumplimento de las metas, así como para atender el volumen de llegada de nuevos fondos.

Es así como la llegada del fondo Arquitectos e Ingenieros  (2006), con un total aproximado de 60.000 planos, la compra programada desde 2006 de un escáner para planos, que llegaría al Grupo de Conservación, Restauración y Reprografía a principios de 2007, y la política de la Dirección en el sentido de digitalizar la totalidad de los planos pertenecientes al Archivo con el propósito de darlos al servicio en medio digital, son probablemente los factores decisivos en la definición de los actuales niveles de intervención.

Estos cambios se vieron plasmados en los diagramas de flujos de los procedimientos Conservar y restaurar fondos y publicaciones del Archivo de Bogotá y Realizar la reproducción de los documentos en otros soportes, aprobados en marzo y octubre de 2006 respectivamente. No obstante, se debe anotar que se habían iniciado las actividades de reproducción de documentos a principios del segundo semestre de 2006. Se aprecia entonces un cambio en el volumen de planos intervenidos, que se consolida con los objetos de contrato para los auxiliares y el profesional del Programa de Intervenciones, en el primer trimestre de 2007.

Finalmente, tras una revisión del procedimiento Realizar la reproducción de los documentos en otros soportes, se decidió dividir tal procedimiento en dos: uno, bajo el mismo nombre y número de identificación, dedicado exclusivamente a las actividades realizadas por el grupo de Reprografía, es decir, la reproducción de los documentos en formato digital o análogo; y otro, aprobado en agosto de 2007, bajo la denominación: 2.2.11 Preparar para reproducir, en el que se plasman exclusivamente las actividades realizadas por el Programa de Intervenciones, correspondientes a la preparación física de los documentos.

Los diagramas de flujos de procedimientos aprobados en 2006 cambiaron considerablemente la visión frente a los tratamientos realizados por el grupo de intervenciones, principalmente en lo relacionado con la cantidad de documentos a intervenir en cada vigencia. Aunque resulta difícil determinar el volumen documental intervenido en años anteriores , se puede estimar en aproximadamente 5000 por año frente a las metas actuales de cerca de 21000 planos anuales. Este crecimiento se debe a los cambios en las políticas de la Dirección Archivo de Bogotá, que han llevado a buscar alternativas a la intervención puntual  por otras que respondan a la necesidad de preparar los grandes volúmenes documentales requeridos para reproducción.

Con este cambio, el grupo de Intervenciones se ve obligado a buscar alternativas de intervención que aceleren el ritmo de trabajo y faciliten la legibilidad de los planos, para obtener imágenes de buena calidad. De esta manera, desde la segunda mitad de 2006 se cambia uno de los principales procedimientos llevados a cabo por el Programa de Intervenciones, el de refuerzos estructurales , por la realización de puentes de unión  que, en términos prácticos, cumple con lo requerido para la digitalización, acortando el tiempo y reduciendo los costos de intervención necesarios para la realización de los refuerzos.

Es así como, entre marzo y septiembre de 2007, se realizaron puentes de unión a cerca de 12.123 planos  de los aproximadamente 15.980 intervenidos entre tales meses. En septiembre del mismo año se realiza una prueba piloto para un nuevo cambio en el tratamiento realizado, tras la solicitud para consulta en medio digital de 1.385 planos pertenecientes al fondo Arquitectos e Ingenieros, Obregón Valenzuela, que se debía cumplir en un periodo de tres meses.

El cambio propuesto eliminaría la realización de puentes de unión, enfocándose en la corrección de la deformación de plano  de un gran número de planos al mismo tiempo, entre 200 y 250, por medio de humectación y prensado, que pasarían posteriormente a ser digitalizados sin la realización de puentes de unión, dentro de sobres de Mylar® elaborados especialmente para el escáner. Como resultado de esta prueba, se decidió, en reunión del 29 de octubre de 2007, con la Subdirección Técnica y Coordinación del Grupo de Conservación, Restauración y Reprografía, que se continuaría con este procedimiento, dejando la realización de puentes de unión sólo para casos específicos.

El Procedimiento Conservar y restaurar fondos y publicaciones del Archivo de Bogotá se ha mantenido constante en lo relativo a la intervención, con un aumento en la cantidad de planos intervenidos anualmente, debido a que el aprovechamiento de los equipos de intervenciones (cámara de humectación y prensa hidráulica) en el Procedimiento Preparar para reproducir, ha facilitado un mejor uso del tiempo disponible para intervención. Además, tras la realización de algunos trabajos de investigación en el año 2004, encaminados a definir la forma de intervención de soportes y técnicas gráficas específicas  y la experiencia adquirida por los integrantes del Programa de Intervenciones, ha conseguido regularizar la intervención, teniendo en cuenta que el trabajo se ha encaminado a la intervención de grupos de planos de características similares.

Adicionalmente, tras éste trabajo, el Programa de Intervenciones ha podido definir problemas específicos relacionados con los documentos custodiados en el Archivo de Bogotá, propiciando la creación de dos líneas de investigación: una, encaminada a la búsqueda de soluciones a problemas específicos de intervención, relacionados con los tratamientos y la normalización de éstos; y otra enfocada hacia el Sistema Integrado de Conservación, donde se busca conocer los problemas que puedan presentarse con los soportes y técnicas gráficas empleados en la generación de documentos por la Administración Distrital y de esta manera poder prever los requerimientos para su conservación.

Es así como el Grupo de Conservación, Restauración y Reprografía ha llegado a la definición de los Niveles, Alcance y Criterios que sustentan las actividades realizadas dentro del Programa de Intervenciones, plasmadas en los Procedimientos Preparar para reproducir y Conservar y restaurar fondos y publicaciones del Archivo de Bogotá.

NIVELES, ALCANCE Y CRITERIOS DE INTERVENCIÓN

Los Niveles, Alcance y Criterios establecidos para los procedimientos mencionados en este documento, que se constituyen en el sustento de las actividades desarrolladas por el Programa de Intervenciones, son el resultado de la experiencia y discusión de las personas, en su mayoría restauradores de bienes muebles, involucradas directa o tangencialmente en tales procedimientos, así como de todos aquellos factores ya mencionados, que han encaminado la toma de decisiones frente a la intervención de los fondos documentales albergados por la Dirección Archivo de Bogotá.

Tales Niveles, Alcance y Criterios se describen a continuación, siendo el primero el correspondiente al Procedimiento Preparar para reproducir, donde se ha establecido un sólo nivel, llamado Nivel de Preparación, al cual se le han definido el siguiente alcance y criterios:

ALCANCE
Brindar apoyo al procedimiento 2.2.10.
Realizar la reproducción de los documentos en otros soportes.

CRITERIOS
Los tratamientos a realizar se encaminan a facilitar la reproducción (microfilmación o digitalización) de los fondos documentales, favoreciendo la legibilidad de los documentos.
Los tratamientos a llevar a cabo deben permitir la realización de otros posteriores. Es decir, no deben interferir con posibles procesos de conservación, restauración o cualquier otro trabajo a desarrollarse en un futuro.

Bajo estos lineamientos, que se encaminan específicamente a cumplir con el propósito de reproducir la documentación, bien sea con fines de difusión (digitalización) o de preservación (microfilmación), se establece una serie de tratamientos que, seleccionados de acuerdo con la complejidad del documento, son los mínimos necesarios para lograr una buena legibilidad del documento.

TRATAMIENTOS
Limpieza superficial.
Recuperación de plano.
Eliminación de material agregado que impida la lectura de la información.
Puentes de unión sólo para fragmentos, partes y rasgaduras que comprometan seriamente la estabilidad del soporte.
Elaboración de sobres en poliéster mate (Mylar® de 75ч) para documentos altamente deteriorados.

Para el Procedimiento Conservar y restaurar fondos y publicaciones del Archivo de Bogotá se establecieron dos niveles de Intervención: el primero, encaminado a la estabilización de los documentos que presentan el deterioro denominado Nivel de Conservación y sustentado en la necesidad de preservar un gran número de documentos que se encuentran en mal estado de conservación, al cual se le asignaron el siguiente alcance y criterios:

ALCANCE
La realización de tratamientos de carácter físico o químico a los fondos documentales con el propósito brindarles estabilidad y retardar su proceso natural de deterioro, garantizando así su preservación, como objetos tangibles. No se realizarán intervenciones que pretendan exclusivamente hacer una recuperación estética.

CRITERIOS
Toda intervención deberá seguir los principios orientadores de la conservación, establecidos en el código de ética del restaurador.

El estado de conservación y el diagnóstico se constituyen en la principal herramienta para definir la propuesta de intervención. En ningún caso se debe adelantar un tratamiento si no se han realizado.

La propuesta de tratamiento se respalda en el estudio técnico de los documentos, siempre sustentada en la realización de pruebas previas que permitan prever los resultados de la intervención.Es claro que este Alcance y Criterios se encaminan, única y exclusivamente, a la estabilización de los documentos, con el propósito de preservarlos físicamente (adicionalmente a la reproducción).

Para ello se establecen como requisitos la realización de todos los estudios pertinentes, dirigidos a comprender el deterioro que presentan, así como a facilitar y formular una propuesta de intervención acertada y precisa, que permita la intervención de grupos de documentos con características similares. Sin olvidar que pueden existir documentos únicos que requieran de todos estos estudios.Para lograr los objetivos del Nivel de Conservación se han señalado como posibles tratamientos, aquellos que se encaminan a brindar estabilidad al soporte, entendiendo que en algunas ocasiones, estos influirán sobre la presentación estética del documento, sin ser éste el objetivo del tratamiento.

TRATAMIENTOS
Limpieza superficial.
Lavado.
Desacidificación.
Aplicación de reserva alcalina.
Unión de rasgaduras, roturas y cortes.
Unión de fragmentos y partes.
Restitución de faltantes.
Doblajes.
Recuperación de plano.

El segundo nivel de intervención en el Procedimiento Conservar y restaurar fondos y publicaciones del Archivo de Bogotá se denominó Nivel de Restauración, encaminado única y exclusivamente a la presentación estética de documentos con propósitos de ser presentados en exposiciones, publicaciones u otros fines, donde los requisitos de presentación del documento esté más allá de lo logrado en el Nivel de Conservación.

Al igual que en los anteriores niveles, para el Nivel de Restauración se establecieron el Alcance y Criterios que guían la intervención. Estos son:

ALCANCE
La realización de tratamientos físicos o químicos encaminados a recuperar el valor estético de los documentos.

CRITERIOS
Los mencionados anteriormente en el Nivel de Conservación.
Sólo se realizará a documentos seleccionados por el Comité Técnico de la Dirección Archivo de Bogotá.
En ningún caso se completarán textos, imágenes o cualquier otro elemento de la técnica gráfica, bien sea en documentos, obra gráfica, cartográfica, fotográfica u otros.

Es claro que este nivel está estrictamente delimitado para la intervención de algunos documentos seleccionados por el Comité Técnico Evaluador del Archivo y que su intervención debe realizarse, partiendo del Nivel de Conservación. Es decir, primero se deberán tener en cuenta todos los aspectos mencionados en tal nivel.

Los tratamientos a realizar en este nivel son, por tanto, aquellos que se encaminan a mejorar la presentación estética de los documentos y quedan restringidos a los expresados a continuación.

TRATAMIENTOS
Blanqueamiento.
Reintegración cromática.

La determinación y establecimiento de estas Directrices de Intervención, sustento de las actividades realizadas en el Programa de Intervenciones, en el marco del Mapa de Procesos de la Dirección Archivo de Bogotá, son el resultado de la discusión desde la disciplina de la Restauración y Conservación, en búsqueda de brindar un mejor servicio al ciudadano, en términos de los documentos que pueden ser consultados en formato digital, análoga (microfilm) y física, garantizando el acceso a la información por muchos años.

Así mismo, estas directrices enmarcan el propósito del Programa de Intervenciones de normalizar sus actividades, procesos de intervención e incluso tratamientos, en el marco de un sistema de calidad que propenderá por el mejoramiento de las prácticas de conservación en el Archivo de Bogotá, gracias a la paulatina implementación de protocolos (estándares).

Como consecuencia de tal normalización, se prevé la especialización de las actividades, haciendo posible destinar no sólo el tiempo y recurso físico, sino principalmente el humano a aquellas labores para las que esta preparado.

Los profesionales involucrados en el Programa de Intervenciones, en su labor dentro del Grupo de Conservación, Restauración y Reprografía, esperan que el trabajo hasta el momento realizado sea la base de una labor más precisa que permita el continuo desarrollo de la disciplina de la conservación.

Bibliografía:

Artículo 31. Dirección de Archivo de Bogotá; Decreto 267 de 2007; “Por el cual se adopta la estructura organizacional de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. y se dictan otras disposiciones”.
Código de Ética del Restaurador; Archivo General de la Nación; Colombia; 1999.
Reglamento General de Archivos; 3a edición; Bogotá D.C.; Archivo General de la Nación de Colombia; 2003.
Informe de Intervención del Archivo Planimétrico del Fondo de la Empresa de Transporte Urbano; Plazas, Catalina. Logreira, Ana María; y Robayo, Andrés Felipe; Archivo de Bogotá; mayo 16 de 2005.


Andrés Felipe Robayo Franco

Pregrado en Conservación y Restauración de Bienes Muebles en la Universidad Externado de Colombia. Maestría en conservación de obras con soporte en papel, en Camberwell Collage of Arts, en Londres, Inglaterra. Ha trabajado con el Archivo de Bogotá desde el año 2003, donde comenzó como auxiliar de conservación y actualmente se desempeña como responsable del Programa de Intervenciones e Investigador, en el Grupo de Conservación, Restauración y Reprografía del Archivo.

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Última actualización: Abr 2013