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Historia archivo 2: Inicio de gestiones para dotar a Bogotá de un archivo histórico

Historia archivo 2: Inicio de gestiones para dotar a Bogotá de un archivo histórico

El diagnóstico de Disamfil concluyó que las acciones a emprender por el Distrito, para responder al problema, eran realizar el diagnóstico exhaustivo del estado de los archivos de la ciudad en 1997, crear un sistema único de manejo de documentos, expedir la normatividad e institucionalizar las dependencias de archivo en cada entidad, establecer y profesionalizar el cargo de archivista, adquirir recursos tecnológicos, contratar un gerente para dirigir el sistema distrital de archivos y construir una sede para el archivo histórico de Bogotá. El diagnóstico permitió, asimismo, obtener la información para una primera propuesta de las bases del concurso arquitectónico y la contratación de los diferentes estudios técnicos, ejecución e interventoría de la obra del archivo histórico.   

Al contar con bases ciertas sobre la problemática, la administración Mockus trazó tres objetivos archivísticos básicos: formular unas políticas generales, crear una entidad rectora y responsable de la actividad en el sector en el ámbito distrital y habilitar una sede para su adecuado funcionamiento. Adicionalmente, planteó la promoción del conocimiento colectivo de la memoria histórica de la ciudad, la disminución de los tiempos de respuesta en la consecución de la información requerida por la administración distrital y la ciudadanía y el aumento de la eficiencia y la oportunidad de la gestión, para incrementar la credibilidad del ciudadano en las instituciones de la ciudad. Esta primera preocupación sobre la gestión institucional condujo al interrogante cuya respuesta, tal vez, dio origen al Archivo como hecho político y físico: ¿Qué produce la administración pública en materia documental y qué tipo de herramientas debe implementar para que el ciudadano pueda conocer, participar y evaluar la gestión de los funcionarios públicos? ¿Cómo va a garantizar la administración distrital la conservación de la memoria institucional que permita explicar en el presente y en el futuro su evolución, sus problemáticas y sus logros?

La promoción del conocimiento colectivo de la historia de la ciudad, se sustenta en que los archivos deben incorporarse a la promoción de la cultura ciudadana, es decir, a la formación de la ciudad, en sentido moderno, como instrumento pedagógico, que da cuenta de los cambios que ha experimentado la relación entre los ciudadanos y la administración. Los archivos suelen contener las fuentes de información más confiables para ilustrar acerca de la experiencia histórica colectiva que posibilitó la formación de la ciudad. Por tanto, la administración debe proteger el patrimonio documental tal como lo establece la Constitución Política, la Ley general de Cultura y otra ya abundante normatividad.

La identificación como Centro de Memoria y Transparencia dada por el alcalde Antanas Mockus al Proyecto del archivo general como ente rector del sistema distrital de archivos, aludía a dos conceptos esenciales de su propuesta de gobierno, a los cuales contribuiría ese nuevo frente de trabajo de su administración: fortalecer la transparencia administrativa, sustentar la rendición de cuentas y garantizar la conservación y difusión de la memoria institucional estrechamente relacionada con el tema de cultura ciudadana y el servicio al ciudadano.

La primera versión del Proyecto Centro de Transparencia y Memoria de Santa Fe de Bogotá, enmarcado en el Plan de Desarrollo Formar Ciudad, planteó en 1997 que los ciudadanos son la razón fundamental del quehacer del gobierno Distrital y su objetivo central, garantizar sus derechos y satisfacer sus necesidades.  Uno de ellos, el derecho a la información sería el que permitiría el conocimiento, la participación y la evaluación de la gestión en la administración pública. En el plan se establecía un acceso rápido y eficaz, considerando el valor del tiempo de los ciudadanos como recurso no recuperable y el factor de productividad de la ciudad como indicador verificable de la administración. El tiempo de respuesta a las solicitudes de información de la ciudadanía, de los órganos de control y de la administración debía mejorarse mediante un sistema especializado de manejo de documentos. De acuerdo con el Plan, se infería que existía una memoria documental que era necesario recuperar, conservar, estudiar y divulgar ampliamente, con el propósito de hacer de la historia un instrumento útil de reconocimiento, reflexión, decisión, acción y evaluación en el presente. También de promover el conocimiento de la memoria para fortalecer la imagen colectiva de la ciudad y promover la pertenencia de sus ciudadanos desde una visión compartida del pasado y el sentimiento de formar parte de los destinos de la ciudad: “Formar Ciudad”. Se partía del principio de que los documentos soportan, además, el conocimiento colectivo de la memoria y la historia de la ciudad.

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Última actualización: Abr 2013